İş akışı ve kurumsal süreç dizaynı

Mühendislik refleksiyle şirketin iç operasyonlarını, departmanlar arası iletişimini, ERP ve WMS süreçlerini ve bayi/şube ağlarını hatasız bir saat mekanizması gibi tıkır tıkır işler hâle getirme.

Müşterinin gördüğü marka, arka planda işleyen düzenin bir yansımasıdır. Bir siparişin nerede beklediğini kimsenin bilmediği, her onayın aynı masadan geçtiği ya da her şubenin işi kendi bildiği gibi yaptığı bir yapıda en güçlü marka bile verdiği sözü tutmakta zorlanır. İyi tasarlanmış süreçler ekibin enerjisini tekrar eden sorunlardan alıp asıl işe yöneltir ve büyümeyi tek tek kişilere bağımlı olmaktan çıkarır. Süreç tasarımı bu yüzden bir bürokrasi projesi değil; işin daha az sürtünmeyle ve daha öngörülebilir biçimde dönmesine hizmet eden bir yönetim aracıdır.

Kimler için

• Henüz markası ya da şirketi olmayan, bir iş kurmaya hazırlanırken işin ilk günden nasıl döneceğini planlamak isteyen girişimciler.
• Yeni kurulmuş, ekibi büyümeye başlayan ve işlerin birkaç kişinin hafızasına bağlı kalmasından endişe eden işletmeler.
• Her kararın kurucudan geçtiği ve kurumsallaşma adımı atmak isteyen köklü şirketler.
• ERP ya da depo yönetim sistemine (WMS) geçmeye hazırlanan veya mevcut sisteminden beklediği verimi alamayan firmalar.
• Bayi ya da şube ağında aynı işin her noktada farklı yapılmasından yakınan yönetimler.

Neleri kapsar

• Mevcut iş akışlarının haritalanması; darboğazların, çift yapılan işlerin ve kopuk noktaların görünür kılınması.
• Rol ve sorumlulukların, yetki ve onay basamaklarının tanımlanması.
• Departmanlar arası iletişim, toplantı ve bilgi akışı kurallarının belirlenmesi.
• ERP ve WMS süreçleri için ihtiyaç analizi, süreç tasarımı ve geçiş hazırlığı.
• Bayi ve şube ağı için ortak çalışma standartlarının ve operasyon kılavuzlarının yazılması.
• Yönetimin işi izleyeceği temel göstergelerin ve raporlama düzeninin kurgulanması.
• Yeni çalışanların işe kolayca uyum sağlayabilmesi için iş tanımlarının ve oryantasyon adımlarının yazılı hâle getirilmesi.

Nasıl ilerliyoruz

1. Ön görüşme. İşinizin bugün nasıl döndüğünü ya da nasıl dönmesini planladığınızı ve sizi en çok zorlayan noktaları dinliyoruz.
2. Süreç keşfi. İş akışlarını, ekipleri, kullanılan sistemleri ve varsa şube ya da bayi yapısını yerinde gözlemleyerek ve ekiplerinizle konuşarak birlikte inceliyoruz.
3. Süreç tasarımı ve yol haritası. Hedef iş akışlarını, rolleri ve sistem ihtiyaçlarını önceliklere göre sıralanmış bir plana dönüştürüyoruz.
4. Uygulama ve süpervizyon. Yeni düzen ekiplerinize yerleşirken aksayan noktaları birlikte izliyor ve süreçleri gerektiğinde yeniden ayarlıyoruz.

Şirketinizin ya da kurmayı planladığınız işin bugünkü durumunu aşağıdaki başvuru formunda kısaca paylaşabilirsiniz. Ekibinizin büyüklüğünü ve sizi en çok yoran operasyon sorununu birkaç cümleyle yazmanız yeterli; ayrıntılara ön görüşmede birlikte bakarız. Henüz bir markanız ya da kurulu bir ekibiniz yoksa bu bir eksiklik değil; iş akışını en baştan tasarlamak için iyi bir başlangıç noktasıdır.